Asana v kostce

20.01.2025

Asanu miluju. Nebylo tomu tak vždy. Nějakou dobu jsem si myslela, že jde o počítačovou hru, jelikož jsem v kanceláři neustále slyšela "přepinknu ti to v asaně", "zbav se v toho v asaně", "budeme dnes zas hrát asanu". Jakmile mi můj ex-šéf ukázal svět Asany a jeho možnosti, byla jsem lapena. Jsem dost strukturovaný a organizovaný člověk, je jasné, že jsem se do tohoto projektového nástroje zamilovala. Organizovala jsem v něm svou svatbu, narozeninové oslavy a mám zde i seznam vánočních dárků.

Během kariéry jsem zkoušela i jiné nástroje jako Notion, Trello, ClickUp a Jira, ale zůstala jsem věrná Asaně. Přijde mi nejvíce user friendly, velmi intuitivní a logicky poskládaná. Vyhovují mi funkce, různá propojení a i to, jak vypadá inbox.

Dnes bych s vám chtěla Asanu trošku přiblížit a zároveň se podělit o zásadní principy a pravidla, díky kterým pro vás nebude španělskou vesnicí ani Asana, ale ani jiný projektový nástroj. Fungují totiž stejně. Tak pojďme na to.

Poznámka: Ideálně si založte free účet a zkoušejte si různé věci klikat. :)

Co je Asana k čemu slouží?

Asana je nástroj pro řízení projektů. Umožňuje týmům efektivněji spolupracovat a organizovat své úkoly. Umožňuje vytváření projektů, rozdělení práce do jednotlivých úkolů a sledování postupu jejich plnění. Mezi její klíčové funkce patří přiřazování úkolů jednotlivým členům týmu, nastavování termínů splnění, vytváření podúkolů a vizuální zobrazení projektů prostřednictvím časových os a tabulkových nástrojů (např. kanban).

Asana podporuje týmovou komunikaci a eliminuje počet meetingů a chatů i e-mailů – v komentářích u úkolů lze sdílet aktualizace a poznámky, což usnadňuje spolupráci a eliminuje zbytečné e-maily. Super pro offline týmy, ale ještě více super je pro remote a hybridně fungující týmy v různých časových pásmech. Celkově pro firmy a ty, kteří si nechtějí psát poznámky, mít notebook olepený papírky, držet vše v hlavě a chtějí sebe i své týmy řídit profesionálně, strukturovaně, strategicky a navíc chtějí být schopni zpětně vyhodnocovat.

Mezi hlavní výhody Asany podle mě patří přehlednost, škálovatelnost a jednoduché sledování, kdo je za co odpovědný. Přehledné UX a prvky gamifikace.

Kam na školení?

Skvělá videa na YouTube najdete u Honzy Páva. Základní toto. Doplňkové v tomto kanále.
V angličtině mohu doporučit tento YouTube kanál.
Krátké video pro začátečníky si pustíte tady.
Best practices najdete třeba v tomto videu.

Za sebe moc doporučuji videa od Honzy (dělá i školení, ale nemám zkušenost). Jsou velmi srozumitelná, mají přehlednou strukturu a odpovídá v nich na 99 % toho, s čím se v Asaně potkáte.

Čím více budete Asanu používat, tím lépe vám to půjde. Osaháte si její funkce, najdete i možné limity a uvidíte, zda je tím pravým projektovým nástrojem pro vás. Placená verze nebo firemní placené verze navíc obsahují množství pokročilých fičur, které je nejlepší si vyzkoušet sám a dávají smysl až od nějaké velikosti firmy a složitosti projektů. Nebojte se zkoušet si vše během poslechu videí, tím se v Asaně naučíte nejvíce.

Klíčové pojmy

Nějaké základní pojmosloví a funkce najdete níže. Všechny funkcionality najdete sepsané tady. Návod krok po kroku k pochopení Asany a všech funkcí a názvosloví pak najdete tady

Projekty (Project)– V Asaně můžeš organizovat svou práci v rámci (sdílených) projektů, které můžeš mít jako seznamy nebo Kanbanové tabule (několik možností zobrazení). Tohle ti pomůže udržet všechny úkoly, které patří k určitému cíli nebo týmu, na jednom místě.
Úkoly (Tasks) – Každý úkol by měl být jasný, aby bylo jasné, co máš dělat.
Podúkoly (Subtasks) – Pokud je úkol složitější, můžeš ho rozdělit na menší kroky, které ti ukážou všechny fáze dokončení. To ti pomůže lépe vidět postup a nezapomenout na žádný důležitý detail.
Přiřazení úkolů (Task Assignees) – Každý úkol by měl mít jasného vlastníka, tedy tebe nebo někoho jiného, kdo je za jeho splnění odpovědný. Když má úkol vlastníka, víš, kdo se na něm musí podílet a komu můžeš posílat připomínky.
Sekce a sloupce (Sections and Columns) – Skupiny úkolů můžeš roztřídit do sekcí nebo sloupců. To ti pomůže udržet věci přehledné a uvidíš, co už je hotovo a co je ještě třeba udělat.
Vlastní pole (Custom Fields) – Můžeš vytvářet vlastní pole pro sběr informací v projektech. Třeba pole pro text, čísla nebo rozevírací seznamy, které ti pomůžou jednoduše třídit úkoly nebo sledovat jejich stav.
Deadliny (Due Dates) – Každý úkol by měl mít jasně stanovený termín, kdy musí být hotový. Jakmile je po datu plnění, svítí červeně.
Časy dokončení (Due Times) – Pokud je potřeba úkol splnit v konkrétní čas (například 15:30), můžeš si nastavit i přesný čas dokončení. Pomůže to předejít zmeškání termínu.
Termíny zahájení (Start Dates) – Nastav si termín zahájení práce na úkolu, aby se zamezilo zbytečným zpožděním. To ti pomůže s plánováním času a zabrání hektickému dokončování úkolů na poslední chvíli.
Časová osa (Timeline) – Ganttův pohled, který ti ukáže všechny úkoly a projekty na časové ose. Uvidíš, jak se úkoly vyvíjejí v čase, které úkoly závisí na jiných a kde je potřeba přidat víc času.
Přílohy (Attachments) – Můžeš připojit soubory z počítače, Google Drive, OneDrive, Dropbox nebo Box k jakémukoli úkolu nebo komentáři.
Lajky (Likes) – Pokud souhlasíš s úkolem nebo komentářem, dej mu "lajk". Můžeš také vyjádřit vděk nebo jednoduše potvrdit, že úkol pokračuje správným směrem. Nebo, že jsi ho četl.
Úkoly v několika projektech (Tasks in Multiple Projects) – Když máš úkol, který patří pod více projektů, můžeš ho mít v obou a sledovat ho v různých kontextech. Tohle ti pomůže předejít duplicitám a udržet přehled.
Závislosti (Dependencies) – V Asaně můžeš ukázat, které úkoly na sobě závisí. To znamená, že uvidíš, které úkoly je potřeba dokončit, než můžeš začít s těmi následujícími.
Pravidla (Rules) – Můžeš si nastavit pravidla pro automatizaci různých procesů. Například automatické přiřazování úkolů, aktualizace polí nebo třídění úkolů.
Šablony (Templates) – Vytvářej šablony pro své projekty, které ti ušetří čas, když začneš nový projekt. Můžeš je uložit a použít je znovu pro podobné úkoly nebo projekty. Skvělé například pro opakující se onboarding nových zaměstnanců.
Projekty pouze pro komentáře (Comment-only Projects) – Pokud nechceš, aby někdo náhodně měnil projekty nebo šablony, nastav projekt tak, aby lidé mohli pouze komentovat. Tím jim stále poskytneš přístup k informacím, ale neumožníš jim upravovat obsah.
Schvalování (Approvals) – Používej Asanu k žádostem o schválení nebo udělování schválení na úkoly. Můžeš tím snadno sledovat, kdo a kdy schválil konkrétní práci.

Nejvíce při spolupráci uslyšíte a budete používat pojmy jako - tým, projekt, tásk assignee a due date. U nás se rychle uchytila hláška "červená ti Asana".

Tipy a pravidla

Abychom z Asany vytěžili maximum, je důležité znát nejen základní funkce, ale i pokročilé možnosti. vedle toho je nutné dodržovat základní pravidla. Bez nich v ní budete mít brzy bordýlek. Zde je seznam mých osvědčených postupů a užitečných tipů, jak s Asanou pracovat efektivněji. Lze to samozřejmě vztáhnout na jakýkoliv projektový nástroj.

1. Omez úrovně podúkolů na maximálně dvě

Pokud úkol vyžaduje více než dvě úrovně podúkolů, zvaž vytvoření samostatného projektu. Příliš mnoho úrovní může znepřehlednit strukturu úkolů a lidé se v nich pak ztrácí a nechápou jejich posloupnost. Obzvlášť pokud nemají přístup do primárního tasku. Drž se jednoduché hierarchie – hlavní úkol + podúkoly + podúkoly podúkolů.

2. Úkoly dávej do projektů

Všechny úkoly v Asaně by měly být součástí nějakého projektu. To zajišťuje jejich snadnou dohledatelnost a přehlednost. Prostě ti žádný nevlaje někde bokem, vždy je najdeš pod projekty. Kromě toho má každý projekt jasný cíl a všechny úkoly v něm by měly k tomuto cíli přispívat. Pokud máš nějaké speciální úkoly, založ si projekt osobní a tam si je ukládej. Jakmile nasavne čas, jednoduše je přesuneš z projektu do projektu.

3. Vždy dávej termíny (due dates)

Termínu (due date) hlavního úkolu určuje, kdy by měl být celý úkol, včetně podúkolů, dokončen. Podúkoly nemají mít deadliny po tomto datu, nedává to smysl. Pomáhá to týmu udržet se na správné cestě a vyjasnit očekávání ohledně celkového termínu. Ujisti se, že tento termín bere v potaz i časovou rezervu na dokončení všech podúkolů. Když ho prošvihneš, zčervená.

4. Používej barvy pro organizaci projektů

Pro lepší přehlednost a organizaci přiřazuj projektům s podobnými tématy stejnou barvu. Například všechny marketingové projekty mohou být modré, zatímco projekty na 1:1 červené. Barvy usnadňují rychlou orientaci a přehlednost mezi projekty. Jakmile změníš barvu projektu, tato změna se promítne všem v jejich Asanách, pozor na to.

5. Nastav si pravidelné reporty

Pro sledování postupu projektu si nastav denní, týdenní nebo měsíční reporty. Tyto reporty ti pomohou sledovat, jaké úkoly byly dokončeny, co je třeba udělat a zda je projekt na správné cestě. V Asaně si můžeš vytvořit přehledy, které ti budou automaticky zasílány. Ty máš vždy v inboxu a můžeš mít i v e-mailu. A také je vidíš na home page.

6. Usnadni si to opakujícími se úkoly

Pokud máš pravidelně se opakující úkoly (např. týdenní reporty, měsíční schůzky, páteční kontroly, ...), nastav je jako opakující se úkoly (recurring tasks). Systém ti je automaticky připomene, takže se nemusíš starat o to, že bys na ně zapomněl. Když je splníš, založí se ti automaticky znovu.

7. Pravidelně kontroluj úkoly

Každý týden (v rámci týdenní přípravy na další týden) se podívej na přehled úkolů s blížícím se termínem splnění a zkontroluj, zda všechny opravdu stíháš. Tímto způsobem si vždy dokážeš úkoly rozplánovat v týdnu. Pokud posouváš deadliny, vždy ideálně do úkolu napiš proč. Tím informuješ i ostatní.

8. Sleduj úkoly, které jsi přiřadil ostatním

Pomocí pokročilého vyhledávání v Asaně můžeš sledovat, které úkoly jsi zadal ostatním členům týmu. Vyhledej v rámci search lišty "Úkoly, které jsem přiřadil ostatním", abys měl přehled o tom, co jsi delegoval a jaký je stav jejich plnění. Kdo je po deadlinu, toho popožeň.

9. Vyplň si profil

Každý uživatel Asany by měl mít vyplněný profil, včetně fotografie a pracovní pozice a oddělení. To pomůže lépe se navzájem poznat a usnadní spolupráci, zejména pokud pracujete v remote týmech nebo se všichni ve firmě neznáte.

10. Informuj, že jsi mimo office

V rámci svého profilu si během nepřítomnosti nastav stav Out of the office (set me as away). Všichni u tvého jména uvidí, že jsi aktuálně pracovně mimo nebudou tě uhánět. Na dobu nepřítomnosti si můžeš vypnout i notifikace.

11. Používej Asanu pro úkoly, ne jako chat

Asana je projektový nástroj, ne komunikační chat. Komentáře v úkolech by měly sloužit k aktualizaci a poskytování informací o postupu. Pokud je potřeba rozsáhlejší diskuse, je lepší uspořádat hovor nebo video schůzku a pak napsat shrnutí do komentářů. Anebo napsat shrnutí do projektu a ne k jednotlivým táskům.

12. Každý úkol má svého vlastníka

Každý úkol by měl mít jednoznačného vlastníka, který je odpovědný za jeho dokončení. Proto jde úkol přiřadit vždy jen jednomu člověku. Bez vlastníka se lehce stane, že úkol zůstane nedokončený. Také každý úkol by měl mít jasný termín splnění, aby bylo jasné, do kdy je potřeba ho dokončit. V případech, kdy termín není nutný (např. úkoly na sledování postupu), mohou být výjimky.

13. Sleduj termíny splnění a aktualizuj je

Vlastník úkolu je odpovědný za sledování termínů splnění a za kvalitu popisku daného úkolu. Pokud se blíží termín a úkol ještě není hotový, vlastník by měl podle potřeby nastavit nový termín a informovat tým o důvodech zpoždění. Změnilo se zadání? Nechť vlastník upraví popisek a informuje ostatní.

14. Piš pravidelně updaty

Každý úkol by měl mít pravidelné updaty (krátké info) v komentářích. To zajistí, že ostatní členové týmu sledující úkol budou informováni o jeho aktuálním stavu a nemusí se tě jednotlivě ptát. Ideální je psát update pravidelně ve stejný den, například v pátek. Nebo čas, tj každý den v 16:30.

15. Uzavírej tásky i s komentářem

Po dokončení úkolu by měl být úkol uzavřen a doprovázen komentářem shrnujícím dosažené výsledky. Tento krok je důležitý pro zpětné dohledávání informací. Zavřené úkoly bez popisku a bez závěrečného shrnutí nikoho zpětně neobohatí a neposkytnou důležité informace.

16. Aktivní vs Hotové

Pokud úkol potřebuje další/novou pozornost, i přestože byl označen jako dokončený, je důležité ho znovu označit jako Aktivní/Nedokončený. Na čem se pracuje, není přeci hotové. Navíc dokončený tásk nevyskakuje v reportech a reminderech.

17. Každý úkol má jasný cíl a popis

Tohle je základ - úkoly by nikdy neměly zůstat bez jasného popisu a cíle. Popis by měl zahrnovat, co je třeba dokončit, jaké jsou související úkoly, podúkoly nebo projekty. Popis slouží k tomu, aby každý člen týmu věděl, co je úkolem a jaký je cíl. Popisek může obsahovat i prolinky na disk nebo související úkoly. Pokud tohle úkol nemá, vrať ho tomu, kdo ti jej zadal.

18. Udržuj popis úkolu aktuální

Popis úkolu by měl být vždy aktuální. Pokud se požadavky na úkol změní a změní se tak i jeho zadání a cíle, aktualizuj popis a informuj tým komentářem. Důležité informace můžeš připnout do komentářů pod tásk, aby byly snadno dohledatelné.

19. Změna vlastníka úkolu pro schválení

Pokud je potřeba schválení nebo viditelnost úkolu, můžeš dočasně změnit jeho vlastníka. Tím se úkol zobrazí v "Moje úkoly" nového vlastníka, který ho může schválit nebo přezkoumat. Poté úkol opět přiřaď zpět původnímu vlastníkovi. Chceš-li od někoho reakci, označ ho v komentářích. přijde mu notifikace do inboxu.

20. Všechny úkoly vkládej do Asany

Pro minimalizaci rizika zapomenutí úkolu je dobré všechny vkládat do Asany. Nedrž si úkoly v e-mailu, na papírkách nebo v hlavě.

21. Termíny pro hlavní úkol i podúkoly

Úkoly s podúkoly by měly mít termín pro hlavní úkol i jednotlivé termíny pro podúkoly. To ti umožní jasně definovat, kdy mají být jednotlivé části úkolu dokončeny, a zajistí, že budou plněny v pořadí, které dává smysl.

22. Zero inbox

Každý den si vyčisti inbox od notifikací. Drž jej dlouhodobě na nula notifikacích, nebo se o to pokus aspoň na konci týdne.

23. Nic nemaž

Splněné tásky a dokončené projekty nemaž. Slouží jako záznam o tom, co bylo dosaženo, a mohou být užitečné jako reference v budoucnosti. I díky tomu máš kompletní přehled o své práci (i druhých).

Osobně jsem se nejvíce držela hesla "špatné zadání, špatný výsledek". Popisky u úkolů jsem se snažila vždy psát velmi jasně. Vždy jsem přidávala zadání, co je cílem a přidávala odkazy na disk nebo na související tásky/projekty. Dlouhodobě jsem dodržovala "zero inbox" a několikrát do týdne si vždy vyčistila Asana inbox, abych ho měla vždy plný jen tím, co je aktuální. Co se mi ale extrémně osvědčilo, byly opakující se tásky (například každý pátek v 16:00 udělat updaty u všech mých otevřených pozic nebo každý pátek v 17:00 napsat shrnutí uplynulého týdne). Díky nim jsem všechny pravidelné remindery, updaty a maličkosti mohla pustit z hlavy a nezapomenout na ně.

Můj rok 2024 pohledem Asany

Tipy v projektech

Používej štítky. Než vytvoříš nový štítek, nejprve prohledej existující knihovnu štítků, abys zjistil, zda už podobný neexistuje a neduplikoval jsi je. Běžně používané štítky umožňují filtrovat úkoly v celé firmě.
Používej hvězdičky. Těmi si označíš oblíbené projekty a uvidíš je na levé liště. Nemusíš je zdlouhavě hledat.
Zprávy v rámci projektů. Využívej je, když potřebuješ notifikovat všechny followery projektu a zároveň udělat shrnutí celého projektu a nejen pár dílčích tásků.
Agregační úkoly (například KPI na Q1) - obsahují celkové shrnutí a odkazy na jiné projekty pomocí @. V jednom tásku tak najdeš odkazy klidně do různých projektů.
Omez práva těm, kteří mají projekt sledovat, ale nemají v něm dělat změny. Takový člověk může například jen komentovat, ale nepůjde mu posouvat deadliny úkolů anebo zakládat úkoly nové.

Tipy v tascích

Rychle zapisuj úkoly do sekce "To Discuss"(nebo název dle tebe) v rámci projektu. Pokud máš během práce nějaké nápady nebo otázky, okamžitě si je zaznamenej do této sekce, aby nezůstaly zapomenuty.
Po schůzkách přidej popisy zapsaných úkolů, cíle, přidej štítky a spolupracovníky k úkolům a přesuň úkoly do příslušných sekcí (které máš vytvořené v projektech), aby byly správně organizovány a přehledné. Na první dobrou by mělo být jasné na čem se pracuje, co je příprava na další setkání a do kdy má být co hotové.
Odkazuj úkoly a projekty pomocí "@", tím se úkoly propojí a dostaneš se na ně pomocí jednoho kliknutí. Stejně tak můžeš zmiňovat i osoby - těm přijde notifikace do inboxu.
Zmiňováním osoby pomocí "@" je automaticky přidáš jako sledující úkolu. To znamená, že budou informováni o všech aktualizacích a změnách souvisejících s tímto úkolem. kdykoliv je můžeš zas odebrat.
Vytvářej sekce a drž tásky stejného zaměření u sebe. Například subtásky na kandidáty v sekci kandidáty a subtásky s informacemi v sekci informace.

Pomocníci aneb zvířátka

Ponechávám v angličtině, převzato z Asana fóra. V rámci osobního profilu a nastavení si můžete zapnout oslavy s těmi magickými zvířátky. Když plníte tásky, budou vám létat přes obrazovku. Osobně to miluju!

Unicorn: The leader and dreamer. Serious about celebration. Adventurer.
Otter: Very competitive. High EQ and IQ. Likes seeing work flow.
Narwhal: Makes a splash. Always keeps it real. Ships results.
Yeti: Cold at first, but sweet. Enjoys the outdoors. Hides behind completed tasks.
Phoenix: Not scared of a little heat. The ultimate planner. Action-oriented.

Podobné nástroje

Jak jsem psala, Asana není jediným projektovým nástrojem. Na trhu podobných nástrojů najdete opravdu hodně. Obvykle budete používat ten, který ve firmě již je. :)

Ať si vyberete/používáte jakýkoliv nástroj, přeji vám jen radost z jeho používání. Tak na zdraví všem splněnými úkolům a lehké hlavě!

zpět na blog