Jak sestavit dobrý job description

Co je to job description?

Job description (JD) = popis pracovní pozice. Je to detailní přehled povinností, odpovědností, pravomocí i dalších charakteristik každého pracovního místa včetně požadavků na kandidáta. Za mě k němu patří i popsání onboardingu na danou roli. 

Job description slouží pro ujasnění si toho, koho hledám na danou pozici. Čím lepší popis pozice a očekávání na ní, tím větší šance, že hledám toho, koho mám. Nejvíce času se v náboru pálí tím, že nevíte přesně koho hledáte, jak moc seniorní má nováček být a co má opravdu umět a podobně.

U pozic, které nabíráte opakovaně se hodí mít vyplněný job description podrobně a používat jej dlouhodobě s různými obměnami na požadavky na osobnost kandidáta. Pokud využíváte služeb personálních agentur, můžete se vám job description hodit i pro ně, ale o tom si povíme níže.

Proč ho mít?

• základ každého perfektního inzerátu, opora hledání, kostra pohovorů a báječný základ pro popis pracovní role
• sami si ujasníte koho hledáte, co bude nový člověk mít za úkoly a cíle a dokážete tak lépe napsat inzerát
• požadavky a očekávání na papíře vypadají jinak než v hlavě
• zjistíte, že možná hledáte někoho jiného nebo naopak jednorožce, co neexistuje
• promyslíte si výši odměny, datum nástupu a další parametry, které chce druhá strana vědět před nástupem
• protože bez něj bude vás nábor dost pravděpodobně méně profesionální, pomalejší, kostrbatý, nebudete hledat relevantní kandidáty, možná nevhodně vyberete a tak dále

Kdo ho píše?

Manažer, HR i tým. Je to taková týmová práce. Většinu vyplnění by měl zvládnout manager, ale počítejte s tím, že po něm job description budete muset pročíst, okomentovat a vrátit k doplnění. Pro některé z nich je to totiž zbytečná administrativa a moc se jim do toho nechce (máte-li výjimky, oslavujte!). Podle vyplnění vám bude hned jasné jak moc je daná role promyšlená a zda vůbec dává smysl. Poznáte hned manažera, co se na to vykašlal, neví pořádně co chce, ale pak čeká zázraky na počkání. Kvalitní manažer by měl zvládat nábor a umět specifikovat hledaného.

Pracovní náplň nemusí vždy nejlépe popsat manažer, ale někdo z týmu. Doporučuji zadat vyplněný více lidem a porovnat si shody a neshody a odladit na tom detaily a případné hrozby v náboru. Takhle jsme hledali člověk na junior marketingového specialistu a po 2 koncích ve zkušební době jsem nechala JD vyplnit celý tým. Zjistili jsme, že manažer má zkreslenou představu o roli a ačkoli se nám dařilo nabírat lidi na zadání (které neodráželo praxi), tak nováčci končili z nenaplněného očekávání. Přepsali jsme JD, upravili inzerát, překopali výběrové řízení a úkoly v něm a tadá, najednou byl konec loučení se ve zkušební době.

Za HR jste garantem kvality JD. Nejvíce se jeho nekvalita a vágnost vymstí vám. A to již při prvním kontaktu s kandidátem, který má připravené dotazy a vy neumíte reagovat... Tak pozor na to! Co si neodpracujete v rámci přípravy na hledání, kam job description patří, to v rozjetém výběrovém řízení nedoženete (nebo ne bez stres a přešlapů).

Kolik času zabere?

I několik hodin, nečekejte, že budete mít za 30 minut hotovo. Dost pravděpodobně se k němu budete vracet, upravovat, přepisovat a ladit. 

Co do něj patří?

• Formální náležitosti (viz fotogalerie)
• Smysl role a proč ji ve firmě máme
• Očekávání od role 
• KPI role 
• Zodpovědnosti role (viz fotogalerie)
• Tým a spolupráce (interní, externí, ...)
• Klíčové úkoly a náplň práce 
• Výzvy role (možné obtíže)
• Pravidelné reporty a meetingy
• Programy a systémy
• Kompetence (viz fotogalerie)
• Hard skills (must-have a nice-to-have)
• Soft skills (must-have a nice-to-have)
• Osobnost kandidáta
• Koho nechceme aneb KO kritéria
• Onboarding a adaptace

Ukázka dobře vyplněných částí JD

Jak poznám dobrý job desription?

Po přečtení víte přesně koho hledáte a když to svými slovy popisujete manažerovi, tak se hned shodnete. Nebo vás hned napadne osoba, která by se na to hodila a k ní silné stránky a rezervy v tom, co umí v kontextu dané role. 

Když si JD přečte ještě někdo jiný, tak se shodnete, že jste popisek pochopili stejně. A že člověk pracující na dané roli ve firmě řekne "jo, to sedí!". 

K čemu ho (dál) využít?

• detailní promyšlení si pozice
• máte jasně řečeno co ano a co ne, definování jasných parametrů
• nastavení výkonnostních metrik, sestavení KPIs na pozici
• sladění se v náboru s HR / s agenturou / s managerem
• podklad pro komunikaci a zadání pro personální agenturu nebo headhuntera
• podklad pro inzerát
• vytvoříte z něj prezentaci pro kandidáta (výcuc z JD, co mu pošlete po reakci na inzerát nebo v rámci oslovení)
• sestavení výběrového řízení na míru pozici včetně otázek a úkolu
• kalibrace náboru do budoucna a vychytání chyb
• kvalitní feedback pro kandidáta při výběrovém řízení - co splňuje a co ne 
• vytvoříte z něj rozvojový plán pro nový nástup a tím jej ohromíte
• do smlouvy máte popsanou pracovní náplň
• zrecyklujete jej v dalšímu náboru stejné pozice
• a určitě by se našla další využití =) 

Co se nejčastěji stane když jej nemáte?

• nábor někoho, kdo roli neodpovídá
• HR/agentura posílá nerelevantní kandidáty 
• špatná selekce, takže zamítáte třeba ty vhodné a dál posíláte nevhodné
• člověk skončí ve zkušební době, protože pozice je jiná než realita
• při dalším náboru se nemáte k čemu vrátit
• když se změní HR/agentura, opět ji jdete briefovat ústně 
• vaší náhradě nenecháte dokumentaci, co jí pomůže zorientovat se ve firmě a převzít rychle roli 
• každému vysvětlujete koho hledáte (agentuře, HR, kolegům, šéfovi, kandidátovi, ...
• neumíte relevantně a detailně zodpovědět kandidátovi otázky
• zadáváte na doma irelevantní zadání, co nezkoumá kompetence nutné k dané pozici
• nevíte co chcete a nechcete a neumíte se rozhodnout komu dáte offer

"Špatné zadání, špatný výsledek"

Kolik vám job description ušetří peněz?

• inzerát napsání a vystavení - 600 Kč
• inzerát - 8 000 Kč 
• 30 zamítnutí, každé 5 minut - 500 Kč
• 20 telefonátů na 20 minut - 1 335 Kč
• 5 zamítnutí na 5 minut - 84 Kč
• 5 pohovorů na 60 minut - 1 000 Kč za vás a 2 500 Kč koelgy
• 4 zamítnutí na 10 minut - 135 Kč
• nabídka call na 30 minut - 100 Kč
• čekání na kandidáta, berme mzda kandidáta/ušlá práce - 50 000 Kč
• 2 měsíce mzda kandidát - 100 000 Kč, takže 134 000 Kč 
• připočtěte - čas managera a buddyho pro daného člověka, licence a přístupy, vyčerpané benefity, čas HR na smlouvy, vybavení ro nováčka, ...
• a jdete hledat znovu. 

Příklad číslo 1. Představte si, že vystavíte inzerát, přihlásí se vám na něj 50 lidí, kde jich 30 zamítnete a 20 zavoláte na 15-20 minut, z vyberte jich 15 a zadáváte jim úkol na doma. Někdo odstoupí, někdo má úkol špatně, vyberete 5 lidí a jdete s nimi a někým dalším z firmy na pohovory na 60 minut. Vyberete 1 a dáte nabídku, ta je akceptovaná a vy čekáte 2 měsíce na nástup. Po 2 měsících ale kandidát končí, protože role je zcela jiná než si myslel nebo jej po 2 měsících ukončíte, protože neumí to, co měl umět, ale vy jste to nezjistili. 

Příklad číslo 2. Máte kandidáta přes agenturu a ve smlouvě máte garance, že vám vrátí 30 % při ukončení v poslední měsíci zkušební doby. Za kandidáta jste zaplatili tři jeho mzdy nebo nějaký % jeho ročního hrubého příjmu. Ztratíte vlastní chybou 70 % zaplacené částka a jdete hledat znovu. 

Příklad číslo 3. Naberete managera (viz příklad 1, ale vyšší částky na mzdě) a ten si během půl roku jeho zkušebky musí sestavit tým. Naberete si 3 lidi, ale vy zjistíte, že ani on/ona, ani jeho noví lidé zcela nesedí do firmy a na dané role, byli špatně nabraní. Celé náklady vynásobte. U vedoucích pozic se navíc násobí vliv směrem dolu - ohrozíte tým, ohrozíte fungování celého oddělení, trávíte čas na pohovorech a nemáte na koho delegovat. 

Rady na závěr

• Bez JD nenabírejte, vyžadujte je po svých manažerech.
• Jděte příkladem a ukažte manažerům dobře vyplněný popis, kde se mohou inspirovat.
• JD musí být co nejkonkrétnější, vágní zkopírovaný popis role z internetu nestačí.
• Pokud máte problém říct koho chcete, zkuste si sepsat koho nechcete.
• Vracejte se k JD, pracujte s ním dlouhodobě a kalibrujte si tak nábor.
• Važte si každého manažera, který vám pošle detailní info.

Pro nábor je důležitý nejen job description, ale i samotný hiring proces, rychlost a pečlivost v rámci výběru a samotný onboarding, kde se nám může pokazit až až. O nastavení onboardingu jsem již psala v tomto článku.