Jak (správně) zamítnout kandidáta?

Výběrový proces je úspěšný jen pro ty, kterým nakonec putuje nabídkový dopis. Kolik je to však procent lidí z celkového počtu přihlášených do vaší firmy nebo na konkrétní pozici? U větších firem, které se pravidelně umisťují v rámci anket hodnotících nejlepší zaměstnavatele, může jít jen o 2 % vyvolených. Zbylým 98 % tak putuje od vašeho HR oddělení e-mail s odmítnutím. To, jak se zachováte právě k těm 98 % velmi rozhoduje o tom, zda budete v náboru dlouhodobě úspěšní.

Employer branding a candidate experience není totiž jen o tom, jak vypadá vaše firma na sociálních sítích, jaké podporuje CSR aktivity nebo se se o ní píše na Atmoskopu/Glassdoor, ale i o tom, jak se chová k zákazníkům. A zákazník pro HR je právě uchazeč (zájemce je možná lepší slovo) o zaměstnání. Pravidla komunikace tak jsou vlastně stejná jako kdyby si šel ten samý člověk nakoupit na e-shop. Komunikace musí být rychlá, jasná a s konkrétnímu informacemi (kdy, kde, do kdy, s kým, ...). Pokud pracujete ve firmě, do které se hlásí velké množství lidí samo od sebe, máte pravděpodobně silný brand. Ten si však špatnou komunikací s kandidáty můžete lehce poškodit. Především (ne)komunikací s těmi, kteří se vašimi kolegy/kolegyněmi nestali. 

"Odpovím všem a včas" by měla být vaše mantra. Takové HR heslo. Doplněné o "každý si zaslouží zpětnou vazbu". 

Pojďme si na začátek povědět, že hledání práce je pro většinu lidí ne příliš oblíbenou aktivitou. Ztráta zaměstnání a chození po pohovorech patří navíc mezi jedny z největších stresorů. Obzvlášť v této době, kdy došlo ke zvýšení nezaměstnanosti a proces hledání se tak lehce protáhne z měsíce na měsíců několik (rok 2020). Myslete na to, když sedíte jako HR nebo manažer/ka na výběrovém řízení a myslete na to, i když kandidátovi/kandidátce posíláte e-mail ohledně toho, že do dalšího kola nepostupuje. Buďte lidští a férový, buďte konkrétní a jděte dalším HR příkladem,  to druhá strana vždy ocení. Nikdy nevíte, kolikáté zamítnutí to pro druhou stranu je. Díky jinému přístupu můžete být firma, kterou si bude navždy pamatovat a doporučí ji dál. 

A nikdy nevíte, kdy se mince obrátí (jako jaro 2021) a vy budete marně vyhlížet kandidáty i přes zdroje, které vám před tím skvěle fungovaly. V náboru funguje staré známé "co zaseješ, to sklidíš". 

Co vám pomůže dát zpětnou vazbu?

Během výběrového řízení mějte na paměti, že čím lepší strukturu celého procesu máte, tím rychleji vyberete vhodného člověka. A čím lepší máte zadání na začátku od manažera, tím lépe dokážete ověřit hledané kompetence a zároveň dát zpětnou vazbu těm, kterým nějaká zásadní kompetence chybí. Proč to zmiňuji? Jasné kroky výběrového řízení pomohou především vám interně držet standard, být rychlí, být transparentní ohledně počtu kol směrem ke kandidátovi a zároveň u všech ve výběrovém řízeném sledovat ty samé dovednosti, znalosti a schopnosti. Strukturované výběrové řízen je také více validní než obyčejný pokec.

Práci si usnadněte templaty pro job description, kde shrnete vaše požadavky a očekávání, ale také sepíšete pracovní náplň pozice, jak dlouhá je adaptace, jaké jsou výzvy na dané pozici nebo u vás ve firmě anebo také definujete, co jsou pro vás kritéria, přes které nejede vlak. Z dobrého popisu lehce sepíšete všechny kompetence a dohodnete si jakými způsoby si je ověříte. Ověříte si i, zda víte, koho hledáte a zda vaše očekávání a požadavky nejsou nereálné. Kvalitně sepsaný job description navíc použijte několikrát a z dlouhodobého hlediska si ušetříte spoustu čas . Zásadní, tj. must-have, kompetence pak dejte přímo do inzerce.

Příklad - pokud ve firmě mluvíte pouze anglicky, angličtina je hlavní kritérium a když ji kandidát neumí, je pro něj bohužel tím, co jej z výběrového řízení vyřadí. V rámci zamítnutí stačí zmínit to, že bohužel angličtina v životopisu na A1, ale vy máte v inzerci, že interně mluvíte anglicky, a tak bohužel osobní setkání nebude. Je to relevantní a dobře pochopitelný důvod. Nebo jako první úkol na doma může být oborový test v angličtině. 

Osobně mám zásadu, že pokud neumím vyjádřit proč kandidát nemá postoupit dál, tak nemám ověřeno to, co o tom má rozhodnout a jde jen o můj pocit. Nechápejte mě špatně, i o pocity v náboru jde, ale ne v prvním kroku, kdy o druhé straně víte maloučko. A ne po přečtení životopisu, který nemusí být dobře strukturován a nemusí vždy obsahovat nejdůležitější informace. Kandidáti nejsou odborníci na psaní motivačních dopisů a životopisů, a tak k těmto dokumentům přistupujte jako k podkladům pro další jednání, ale ne jako k jedinému, co vám pomůže báječného kolegu/kolegyni najít. Ale to jsme již u toho, že musíte ověřit nějak jinak to, co hledáte. Tedy kompetence.

Jasně definované kompetence z job descriptionu (znalosti, dovednosti, schopnosti) vám pomohou jako neviditelné vodítko udržovat standard v rámci všech kol s různými kandidáty, ale i uchazeče mezi sebou porovnávat v různých dovednostech nebo znalostech. Časem navíc získáte jistý benchmark a dokážete předat zpětnou vazbu s větší lehkostí a jistotou, protože budete mít hmatatelná data (hodnotící sheety, v interním systému, pocitově, ...). Tato kalibrace pak urychlí rozhodování i manažerům, kteří tak často na pohovory nechodí a bojí se, že sáhnou vedle. Díky datům, které na HR získáte, jim rozhodování můžete usnadnit. Ověřit si kompetence navíc můžete různými metodami - telefonním pre-screeningem, úkolem nebo case study na doma, behaviorálními otázkami, role play a podobně.

Doporučuji si každé kolo s kandidátem zapisovat a po zhodnocení vždy udělat krátké shrnutí včetně oskórování kompetencí (skvělým příkladem je v tomto Google a hodnotící komise). V každém kole byste si měli říct, co sledujete, jak a pak si zhodnotit. Díky tomu získáte podklady do dalšího kola nebo relevantní a pro kandidáta cenné důvody k zamítnutí. Doporučuji vytvořit si templaty otázek, které v rámci výběrových řízení budete pokládat a vždy tyto otázky položíte. Díky tomu dokážete efektivně vybrat vhodného kandidáta a snížíte tak fluktuaci ve zkušební době. 

Co dál vám může pomoci dávat zpětnou vazbu? V neposlední řadě je to i sladění se s hiring manažerem, poznání týmu, do kterého nabíráte, navnímání firemní kultury a rozhodně chuť dělat HR práci tak dobře, že jdete ostatním příkladem. Mezi základní kompetence HR by mělo patřit "prozákaznická orientace".

Jak dávat zpětnou vazbu?

Dejme tomu, že máte kandidáty v různých částech výběrového řízení a postupně z nich vybíráte toho, kterému od vás dorazí nabídka. V ten moment však přichází i další věc a tou je zamítání těch kandidátů, kteří dál nepokračují. Jak na to?

Doporučuji se vžít do role hledajícího a zamyslet se nad tím, jak sami chcete feedaback dostat. Má to být písemně nebo telefonicky? Máte jít do hloubky nebo stačí pár nejpodstatnějších bodů? Co asi slyšet nechce a je kontraproduktivní? Bude rád za doporučení někam jinam nebo třeba pomoc se životopisem? A stojí vůbec o zpětnou vazbu? ...

Všeobecně zpětnou vazbu čekáte co nejdříve po tom, co sami projevíte o pozici zájem. Podle mnohých průzkumů (viz mé články) je skvělé ozvat se do 5 dnů po reakci na inzerát, a to ať v případě, že kandidát pokračuje do užšího výběru, tak v případě, že nesplňuje vaše očekávání a požadavky. Odpovídejte všem, bez výjimek.

Po selekci životopisu se vám bude zamítat určitě hůř než po osobním setkání nebo po nedostatečně zpracovaném zadání na doma. Čím více informací o kandidátovi máte, tím lépe pro vás pro dávání zpětné vazby. Vymyslete to tak, ať vždy máte jasné důvody. Příkladem může být to, že nezamítáte po životopisu, ale vždy chcete menší úkol a podle jeho zpracování píšete feedback.  

Zamítáte-li po preselekci životopisu, myslete na to, že ne každý si jej umí dobře napsat. Může se stát, že zamítnete někoho, kdo je ideální, ale nedokázal se prodat. Platí to i naopak - nádherný životopis neznamená brzkou nabídku práce. Vyzkoušejte uchazeči, místo zamítnutí po přečtení jejich profilu, zavolat a doptat se na podstatné informace nebo jim pošlete menší zadání na doma, které odhalí reálnou úroveň poptávaných kompetencí. V ruce tak budete mít relevantní důvody pro postup dál nebo naopak důvody proč dál společně výběrovým řízením nepůjdete.

K zamítání přímo po obdržení životopisu doporučuji pořádně projít daný životopis a napsat 2 nebo 3 konkrétní body, co vás k rozhodnutí vedlo. Vyhněte se frázi "dali jsme přednost jiným" a podobně. A to obzvlášť pokud vám inzerát na kariérních stránkách už nějakou dobu visí a bude viset dál. Hlásí se vám někdo bez zkušeností a vidíte, že by jeho životopis mohl vypadat o dost lépe? Nebo někdo, jehož životopis opravdu není dobrý? Zkuste mu doporučit nějakou z platforem na výrobu nového životopisu, který kandidáta lépe prodá. Milým doporučením můžete hledajícího potěšit a pomoci získat vysněnou práci. Chce to jen vaši chuť udělat něco víc. 

Zamítáte někoho po úkolu nebo testu? Napište vždy zpětnou vazbu! Kandidát věnoval vypracování nějaký čas, i když to třeba podle zpracování nevypadá, a zaslouží si konkrétní zpětnou vazbu a doporučení, co udělat lépe. Osvědčilo se mi, že pokud je někdo juniorní, doporučení a pobídnutí, aby to za půl roku zkusil znovu, je kandidátem velmi vítáno. Nezavírejte si dveře tím, že si nevážíte času svých kandidátů. Buďte vděční, že nějaké máte!

Dorazili jste do 2. kola nebo jste nakonec ze 2 top kandidátů vybrali jen jednoho? Ideálně se opět vyhněte frázi "dali jsme přednost jiným uchazečům..." a buďte konkrétní v tom, co vám chybělo, proč ne on/ona a co doporučujete vylepšit do budoucna. Určitě se vám to vrátí zpět, sama mám příkladů s happy-endem minimálně 5. To samé, když jsme se rozhodovali s manažerkou mezi 2 kandidáty, kdy bychom brali oba, ale místo bylo jen jedno. Byly jsme velmi upřímné a jakmile jsme hledaly znovu, volaly jsme na jisto. Díky přístupu v minulosti jsme se navíc hned dohodli a aktuálně jsme kolegy již pár měsíců. Být upřímný je někdy těžké, ale pokud umíte odhadnout, kde se to setká s úspěchem, jděte do toho.

Po osobním setkání zvažte, zda není lepší uchazeči zavolat a předat zpětnou vazbu po telefonu než po e-mailu a to v těch případech, že setkáních bylo více a šlo o vyšší pozici. Telefonní kontakt je lepší i v případě, že se vám velmi špatně sepisuje feedback, potřebujete zamítnutí více objasnit a tak dále. Prostě se vždy zkuste vžít do druhé strany a přemýšlejte nad tím, zda tím, co druhém napíšete/řeknete, nějakým způsobem pomůžete. 

Když se rozhoduji, jakou cestou feedback předám, přemýšlím nad tím, jak bude pro druhou stranu stravitelnější a příjemnější. E-mail je kouzelný v tom slova smyslu, že nejste v přímé interakci s příjemcem a nezasáhne vás tak jeho prvotní reakce. A ta může být výrazná. Navíc při větším množství kandidátů dokážete poskytnout skrze e-mail zpětnou vazbu všem, a to během pár hodin a to pomocí šablon s vepsanými konkrétními důvody a doporučením do budoucna. Navíc se ke zpětné vazbě rychle vrátíte i vy (máte ji odeslanou ze systému) a kandidát, protože ji má písemně. Jestliže se rozhodněte pro telefonické předání zpětné vazby, připravte se na to, že druhá strana může reagovat jinak, než předpokládáte. Umět dát a přijmout feedback je jedna část HR práce. Ta druhá je i o tom umět ustát reakci na ni.

Nejste si jisti, zda druhá strana ocení vaše hodnocení a doporučení do budoucna? Zeptejte se jí. Možná vám to přijde zvláštní, ale několikrát se mi stalo, že kandidát o zpětnou vazbu nestál a s díky ji odmítl. A to je zcela v pořádku. 

Na co ještě nezapomenout?

Mezi každým kolem výběrového řízení dodržujte termíny další reakce, na kterých jste se s kandidátem domluvili. Na datech v interní NPS se vám to vrátí v podobě kladného hodnocení, i když si neplácnete nad nabídkou. Vedle chybějící zpětné vazby je totiž velkým nešvarem i pomalá komunikace (někde bohužel nulová) nebo nedodržování vzájemných dedladjnů. Pokud nestíháte, omluvte se. I krátký e-mail nebo telefonát s omluvou je určitá zpětná vazba a druhá strana ji přijme. Není špatně, že se výběrové řízení o trošku natáhne, ale je špatně, když vás musí kandidát uhánět, aby se dozvěděl, že se protáhne. 

Setkávám se v diskuzích na LinkedIn a Facebook často s názorem, že pokud "je kandidátů moc, nejde jim dát zpětná vazba". Při této větě se vždy naštvu. Doporučuji se zamyslet nad tím proč si tohle myslíte a přitom pracujete na HR, kde vás kandidáti vyloženě živí. Bez nich pozice neobsadíte a nereagováním a nekomunikací škodíte sami sobě i firmě, pro kterou pracujete. Buďte za kandidáty vděční, ale jděte a vymyslete vaše výběrová řízení tak, ať jste schopni reagovat každému, kdo poslat životopis a to, i když k vám ne! S mým týmem (v Alze) ročně vidíme cca 6 000 životopisů, jsme na to 3 FTE a jde to. A ne, neděláme jen tohle, naše agenda je o dost širší. 

Na závěr bych jen dodala, ať při náboru myslíte na to, že není všem dnům konec a to, že to jednou nevyšlo neznamená, že se nepotkáte s kandidátem znovu. S kým jste jednali lidsky a férově, vrátí se vám zpět nebo doporučí někoho vhodnějšího místo sebe. A to je na náboru ten nejlepší feedback pro vás.

• Mějte v inzerci jasné požadavky a vyhněte se všeobecným frázím, které nedefinují znalost, schopnost nebo dovednost. Nikoho nezamítnete na tom, že není pečlivý, samostatný a flexibilní (častá klišé inzerátů).
• Kromě toho, koho do týmu a firmy chcete, si definujete i koho ne. I to vám pomůže lépe najít toho, koho toužíte najít. 
• Nastavte výběrové řízení tak, abyste ověřili hledané vlastnosti, dovednosti a znalosti a zároveň využili vícero výběrových metod (úkol, case study, role play, ...). Metody v rámci výběru kombinujte. 
• Pokud můžete, ať kandidáta vidí více lidí a nejen manager a vy. Pokud máte prostor, vyzkoušejte nábor pomocí náborové poroty. 
• Hodnoťte kompetence a zjištěné informace, ne kandidáta jako člověka a nechte se zlákat nepodloženými domněnkami a předsudky. Dejte pozor na různé druhy kognitivních zkreslení. 
• Dejte si pozor na diskriminační zpětnou vazbu a posuzování kandidáta na základě špatných ukazatelů jako je věk, pohlaví a další. 
• Nehrajte si na psychologa. Výběrové řízení není sonda do duše a je nevhodné si myslet, že za 45 minut pohovoru čtete v kandidátovi jak v otevřené knize. To nebudete nikdy. 
• Pamatujte na to, že pro vás jde o desátý pohovor za týden, ale pro uchazeče třeba o jedinou zkušenost s firmou. Mějte pochopení. 
• Upozorněte uchazeče předem, že zpětná vazba nemusí být vždy pozitivní a že ho může ranit. Pokud pak taková přijde, druhá strana ji snáz zpracuje, protože s tím vnitřně počítala.
• Vytvořte si šablony pro zpětnou vazbu, bude pro vás snadnější ji pak napsat. Vytvořte si klidně šablon několik a využívejte je dle konkrétní situace.
• Vyhněte se klišé, nabídněte něco víc než jen automatický e-mail a "dali jsme přednost". Možností je poměrně dost.
• Buďte lidští, empatičtí a pokud můžete, doporučte kandidátovi něco, co mu pomůže jeho práci snů získat. Může to být program na tvorbu životopisu, článek "jak na pohovory" nebo propojení s firmou, o které víte, že hledá. 
• Jděte druhým příkladem a odpovídejte všem kandidátům, i když vaše požadavky nesplňují. 

To by pro dnešek bylo vše. Těším se na příště!