Referral program - jak na něj 

Co je to ten referral program

Jedná se o program doporučování nových zaměstnanců. Způsob náboru založený na principu sdílení a doporučování volných pozic vašimi zaměstnanci za odměnu (finanční i nefinanční). Doporučenými mohou být přátelé, rodinní příslušníci, známí nebo ex kolegové. 

Proces doporučování může probíhat různě (doporučuji jasná pravidla) - přes ATS, přes speciální formulář na v Google Forms/MS Forms anebo e-mailem. Chápu, že ne každá firma má ATS, což ale není důvod proč nemít takový program. V menším množství kandidátů a zaměstnanců zvládnete spravovat váš program i v Excelu. 

Dle ApolloTechnical statistiky zaměstnaneckých doporučení naznačují, že doporučení zaměstnanci mají čtyřikrát větší šanci na získání práce. Dále také uvádí, že:

• Více než 45% zaměstnanců doporučených kolegy zůstává ve společnosti déle než čtyři roky, ve srovnání s 25% získanými prostřednictvím pracovních portálů.
• Doporučení je preferováno 82% zaměstnavatelů jako způsob s nejlepším návratem investice (ROI).
• Statistiky ukazují, že doporučení nejčastěji vede ke získání práce ve společnosti s méně než 100 zaměstnanci a používání doporučení zvyšuje retenci zaměstnanců o 46%.
• Doporučení kandidátů má čtyřikrát větší pravděpodobnost, že budou přijati, než kandidáti vybraní prostřednictvím firemních webových stránek. 

Článek z webu Recruiter mnohé potvrzuje a dodává

• Zaměstnanci dobře znají firemní kulturu a pracovní etiku, což vede k doporučení kandidátů s podobnými vlastnostmi. Culture fit tak obvykle odpovídá.
• Třetina firem plánujících zavedení programů bude používat softwarové systémy od třetích stran. Automatizace hraje klíčovou roli, když 75% firem používá systémy na správu programů zaměstnaneckých doporučení. 
• Doporučení zvyšují pravděpodobnost najmutí o 3-4krát, a nově najatí přes doporučení generují o 25% více zisku pro firmy.
• Programy mohou účinněji přitahovat pasivní kandidáty. Na pracovní portály nechodí, ale na doporučení kamaráda na pohovor půjdou.

Proč mít referral program?

Myslím, že to velmi vyplývá z předchozích dvou odstavců. Co dalšího vám takový program může přinést?

• propagace značky vás jako zaměstnavatele skrze vaše zaměstnance a s minimálními náklady
• visibilita zdarma na sociálních sítích 
• HR marketingová vašich dalších aktivit v rámci employer brandu
• rychlejší a levnější nábor
• relevantní kandidáti a dlouhodobě vyšší spokojenost a nižší fluktuace ve firmě
• větší angažovanost současných zaměstnanců

Vedle mnoha plusů jsou zde i mínusy, s nimiž musíte počítat. 

• Budete dělat výběrové řízení s někým, s kým má váš zaměstnanec blízký vztah. Špatný proces a jednání s kandidátem tak může ohrozit vztah vašeho zaměstnance k vám jako firmě.
• Pravděpodobně obdržíte podobné kandidáty jako jsou vaši současní zaměstnanci, a tak se vám do firmy nemusí dostat nový pohled a zkušenosti. 
• Pozor na protekci! To, že je někdo doporučený neznamená to, že dostane pracovní nabídku. Ne každému ve firmě je to jasné, komunikujte to transparentně k vašim lidem.
• Pokud nemáte jasný proces a odměny, může dojít k nepříjemné diskuzi a rozčarování na straně zaměstnanců a pocitu, že referral program není fér. 
• Musíte mít odladěný náborový proces - být rychlí v komunikaci, dát feedback doporučenému i doporučiteli atd. Tohle je kritické místo každého programu! 

Statistiky referralu

• Na pravidelné bázi sledujte od koho chodí nejvíce doporučení, z jakých týmů, z jakých oddělení a jak se počet doporučení mění v čase. 
• Přes koho a na jaké pozice je referral nejúčinnější a kde naopak doporučení chybí. 
• Kdo je v rámci referralu nejvíce aktivní, i když u něho neevidujete tolik nástupů.
• Podle konceptu referralu lze sledovat - počet sdílení na sociálních sítích, nejvíce performující inzeráty, kdo má největší shlédnutí příspěvků a tak dále (když máte ATS)
• Jak si vede referral oproti jiným zdrojům kandidátů co se týče konverze 
• Náklady za referral jako takový a náklady versus ostatní zdroje versus počet nástupů v čase
• Fluktuace doporučených lidí ve zkušební době a délka jejich setrvání ve firmě versus ostatní zdroje kandidátů

Odměny

Odměna může být finanční, jiná hmotná nebo i nehmotná, stanovená na základě preferencí kultury firmy a především zaměstnanců. Zamyslete se nad hodnotami a kulturou firmy a zkuste nastavit referral tak, aby dával smysl i v tomto směru. 

Ideální je mít je nastavené per pozice nebo dle úrovně pozice. Vyšší odměna bývá zpravidla u IT pozic a pozic v rámci managementu. Odměny mějte transparentně sepsané ať je vaši zaměstnanci vidí. Odměnu si vždy nastavte předem, nevymýšlejte ji během výběrového řízení. Buďte v rámci podmínek a odměn transparentní. V rámci roku můžete využít "speciálních odměn" na konkrétní pozice - doporučujeme vždy uvést u speciálních podmínek platnost od-do.

Tabulka je příkladem pro to, jak to může vypadat.

Výše odměn

V rámci určení výšky odměn zohledňujte náročnost obsazení pozic, obtížnost obsazení pozice, (ne)dostatek kandidátů na danou roli, kolik by stála inzerce/headhunting. Neporovnávejte se s jinými firmami, nastavte si odměny sami. Zaměstnanci neslyší jen na finanční částku, ale i poděkování, uznání energie v rámci doporučení, nefinanční odměny a podobně. Zkuste se zamyslet zda odměnu nedat i doporučenému. 

Příklad odměn ve firmě

• Za DPP/DPČ pozice - 1 000 Kč

• Juniorní role - 10 000 Kč

• Medior a senior role - 15 000 Kč

• Vedoucí role - 25 000 Kč

• C-level člověk - 50 000 Kč

Další odměny

• Odměny se nemusí týkat pouze nastoupivších, můžete například vyhlašovat nejaktivnějšího doporučitele nebo dávat menší ocenění za 3 a více doporučeních za rok. Referral lze nastavit opravdu motivačně s prvky gamifikace. :) 
• Ocenit lze i aktivní zaměstnance na sociálních sítích, kteří vám pomohu sdílet inzeráty a přivádí tak traffic na kariérní stránky (ATS to často umí měřit v rámci modulu Referral).
• Zamyslete se jak odměnit někoho, díky kterému za poslední rok nastoupilo nejvíce lidí. Zkuste se na statistiky podívat například pohledem celého roku.

Druhy odměn

Nejčastější jsou finanční a jsou to předem dané částky (viz příklady výše). Můžete ale odměnit i nefinančně třeba poukazem, dnem volna a podobně. Nefinanční odměna je také forma ocenění a v druhém díle o referral programech vám prozradím, zda je výška odměny to, proč vám lidé ve firmě doporučují. 

Zařadit můžete speciální odměny jako například "pokud doporučíš člověka, ale odmítne nám nabídku, dostaneš XXX" nebo "pokud přes tebe nastoupí 3 lidi za ½ roku, dáme ti navíc 5 000 Kč bonus". Doporučuji je mít časově omezené.

Vyplácení odměn

Standardně se vyplácí po konci zkušební doby nováčka ve firmě, tj ve výplatě za následující měsíc po konci zkušební doby. Příklad - Zkušební doba končí 5.6.2022, tak odměna jde až ve výplatě za červen.

Druhá možnost je vyplácet odměnu postupně cca 25 -30 % po prvním měsíci nováčka ve firmě a zbytek až po zkušební době. Tady pozor na jistotu, že si nováčka necháte a jste s ním spokojeni, ať neplatíte tam, kde máte v plánu ukončení.  

Kdo hlídá vyplácení odměn

Ideálně HR, ale umím si představit, že v menší firmě to dělá i asistent/ka a ve větší, že je dedikovaná osoba, která se o referral program stará. Pokud využíváte ATS anebo modul Referral program v rámci ATS, máte o práci méně, pokud ne, vytvořte si jednoduchou Excel tabulku a ručně si doporučené nástupy evidujte.

Co je dobré si evidovat

1. Jméno + Příjmení nováčka

2. Nástupní pozice

3. Oddělení, do kterého nováček nastupuje

4. Datum nástupu

5. Typ vztahu s doporučitelem

6. Datum konce zkušební doby

7. Jméno a Příjmení doporučitele

8. Částka, kterou máte vyplatit

9. Potvrzení, zda došlo k proplacení odměny

Kde si doporučené hlídat

V rámci evidence kandidátů, kde si vedete zdroj doporučení daného člověka. V Recruitis (ATS) je celá sekce Referral program. Doporučujeme mít Excel/Gsheet tabulku s nástupy skrze referral program a evidovat si informace pro podklady pro mzdy. 

Pozor na proplácení odměn i DPP osob a na proplácení tam, kde vznikl nárok na odměnu, ale zaměstnanec končí. Opět záleží na vašich podmínkách programu. Například - Marie doporučila Petru, té skončila zkušební doba 31.8.2022 a chceme s ní pokračovat dál. Marii ale končí pracovní poměr 31.8.2022, tj nesmíme zapomenout na Marii při proplácení poslední mzdy (dáme tam i odměnu).

Všeobecné podmínky programu

K referralu mějte vždy jasně definované podmínky, které zamezí zbytečným dotazům a zajistí transparentní proces vyplácení odměn a dlouhodobé fungování referral programu.

Níže je pár bodů, které by měl váš referral obsahovat. S větší velikostí firmy a mezinárodností mohou být podmínky přísnější a zohledňovat specifika různých trhů. Níže jsou příklady z praxe, ne celé znění referral programu! 

• Za doporučení se považuje pouze přijetí žádosti od zaměstnance na email XXX (nebo nějakým jiným kanálem, nejčastěji ATS nebo speciální formulář). Kandidáti z jakýchkoliv jiných zdrojů nebudou bráni jako doporučení.

• Finanční odměny jsou vypláceny formou hrubé mzdy zaslané na účet doporučiteli následující měsíc, kdy doporučenému skončila zkušební doba. Příklad: Nástup 6.2.2024, Konec zkušební doby 5.5.2024 - odměna bude zohledněna ve mzdě za květen 2024.

• Nárok na finanční odměnu mají zaměstnanci "název firmy", kteří jsou v době posuzování nároku zaměstnanci. Pokud jejich poměr před zkušební dobou nováčka skončí, nemají nárok na odměnu.

• Pokud se kandidát přihlásí sám předtím, než je doporučen, tak to není bráno jako doporučení a nenáleží doporučiteli žádná odměna. 

• Doporučený kandidát musí projít zkušební dobou definovanou v jeho pracovní smlouvě.

• Vyplacení bonusu není možné přesunout na jiného zaměstnance.

• Nárok na odměnu nemají členové HR oddělení, ředitelé a přímý nadřízený doporučeného. (zde upravit dle firmy, ale doporučení je takové, že HR a Management to má jako součást své práce a výjimku doporučujeme jen u klíčových rolí a IT pozic)

• "Název firmy" si vyhrazuje právo kdykoliv změnit podmínky Referral programu.

Kde se inspirovat?

• Recruitment Academy Awards kategorie Referral program (2019, 2021)
• Aplikace FirstBird
• stránka od Recruitis jen o Referral programu
• článek od LMC 

Závěrem vás chci vybídnout, ať se referall programu nebojíte. Začněte jednoduše a postupně přidávejte další funkce a možnosti, sbírejte zpětnou vazbu a program rozvíjejte ku prospěchu firmy i vašich lidí. Navazující díl bude o výzkumu "mých" studentů, kteří zjistili co v rámci něho funguje a proč vám vaši lidé nedoporučují. #staytuned