Spolupráce s personální agenturou

Spolupráce s personální agenturou může být velmi efektivním způsobem, jak urychlit proces náboru a získat kvalitní kandidáty, které se vám nedaří získat. Jako každá externí spolupráce, i zde existují výzvy a aspekty, které je třeba důkladně zvážit, jinak to pro vás bude drahá sranda. Ne vždy se totiž ze spolupráce stane procházka růžovým sadem.

Před 3 lety jsme se rozhodli s personálními agenturami začít spolupracovat. Šlo zpravidla o ty, které uměly dodávat různé IT profily, produktové manažery a designery, ale i marketingové role. Od juniornějších profilů po ty C-level. Během asi půl roku jsem si vyzkoušela spolupráci zhruba s 25 agenturami (v různých firmách) a rozdíly byly obří. Ne vždy byla spolupráce výhodná a efektivní. 

Ačkoliv budu psát agentury, věřím, že se vše dá vztáhnout i na headhuntery/freelance recruitery. Nepopisuji spolupráci s agenturou ve smyslu dodávání sezonních pracovníků na liniové pozice, tj agenturou práce. 

Co by mělo být cílem spolupráce

• Rychlé a efektivní obsazení vámi poptávaných rolí. 

Výhody spolupráce s personální agenturou

Kdy sáhnout po agentuře? Otázka, kterou si musíte zodpovědět sami. Někdy vám chybí recruiter, interní kapacita, znalost trhu anebo to chcete jen vyzkoušet a doplnit si tak současné zdroje kandidátů. Každá firma bude mít jiný důvod a i jinou potřebu na straně dodavatele. 

Všeobecné výhody spolupráce jsou:

1. Přístup k jinému okruhu kandidátů - Agentury mají zpravidla rozsáhlou databázi uchazečů budovanou dlouhá léta a síť kontaktů, ke kterým firmy často nemají přímý přístup (hodně záleží na úrovni interního HR a jaké má recruitery). 
2. Vztahy - Agentura může daného kandidáta obsazovat do několikáté firmy, dobře tak zná jeho potřeby a reference. Umí tak poradit se sestavením nabídky a i ji vhodně odkomunikovat směrem ke kandidátovi.
3. Úspora času - Agentury vám mohou ušetřit čas s procházením stovek životopisů, předvýběrem kandidátů a organizováním pohovorů. Dostává od nich sestavené profiltrované profily, kde máte již ověřeny základní a zásadní parametry. Úspora času pak i ve smyslu rychlého obsazení pozice.
4. Náklady - Jestliže se vám nedaří obsadit roli přes klasické cesty, může být agentura cestou k úspoře. A to i když faktura vypadá na první pohled jinak. Spočítejte si totiž, kolik financí musíte vynaložit na inzerci, interního recruitera, placený LinkedIn nebo otevírání životopisů na portálech a další. 
5. Specializace - Některé agentury se specializují na specifické obory nebo typy pracovních pozic - například IT nebo automotive. Takovou expertízu v interním týmu nemusíte mít a je fajn ji takto doplnit. Specializace může být i v dané lokalitě - jinak se obsazují marketingové role v Praze a jinak třeba na Milevsku. 
6. Rychlost - Díky zaměření pouze a jen na nábor mohou agentury dodávat daleko rychleji kandidáty. Nemuset řešit interní meetingy, několik pozic naráz a administrativu kolem. Navíc na jedné roli může v agentuře pracovat více lidé anebo tandem recruitera a sourcera.

7. Znalost trhu - Personální agentury mají zpravidla hlubší znalosti pracovního trhu (opět záleží na lidech v agentuře), což zahrnuje aktuální trendy, konkurenční nabídky a znalost očekávání kandidátů. Velká výhoda je znalost mezd a požadavků kandidátů v daném odvětví.

8. Flexibilita - Pokud potřebujete rychle obsadit pozici na dobu určitou, agentury mohou rychle poskytnout vhodné kandidáty na bodyshop pozice nebo pouze na projekty. Ale i vám vykrýt několik náborově náročných měsíců v rámci roku.

9. Zjednodušení administrativy - Agentury mohou převzít část administrativní zátěže spojené s náborem, jako je kontrola referencí, prověření trestní bezúhonnosti, testování dovedností nebo vyřizování pracovněprávních formalit. Hrozně záleží na tom, jakou agenturu a jaké podmínky si nastavíte. 

10. Odborné posouzení kandidátů - Agentury často disponují odborníky na různé oblasti, kteří mohou hlouběji prověřit technické schopnosti kandidátů (například u IT pozic). Mám zkušenost s agenturou, kde v rámci pohovorů byl přítomen jejich CTO, kde díky tomu dodávali opravdu skvěle vybrané profily.

11. Tajný nábor - Agentura může provést diskrétní headhunting a zajistit tak utajení náborového procesu. Pozice se nikde neinzeruje a jméno vaší firmy zůstává v rámci prvních kol utajeno. To samé platí pro situaci, kdy není vhodné, abyste vy sami za firmu oslovovali kandidáty z konkurenční firmy, ale nutně tam potřebujete někoho oslovit. 

12. Dostupnost zahraničních kandidátů - Některé agentury mají mezinárodní dosah a znalost těchto trhů včetně kontaktů na místní kandidáty, kde potřebuje nově oslovovat kandidáty. Mjaí i recruitery s danou jazykovou vybaveností, kteří s nimi projdou první kola (i když komunikační jazyk pak bude třeba angličtině). Anebo mají síť kontaktů mezi expaty. 

13. Employer brandingu - Když si opravdu dobře vyberete agenturu, která má kvalitní jméno na trhu práce, můžete tak posílit váš firemní brand. Anebo naopak, tak pozor na to. 

14. Učení se - Pokud interně nemáte nikoho zkušenějšího anebo vám nějaká expertíza chybí, díky externímu recruiterovi se můžete mnohému naučit. Některé z agentur nabízí i RPO, tj jejich recruiter je exkluzivně dedikovaný jen pro vás a dochází například i k vám do kanceláře. 

Doplňující komentáře:

Za mě byla vždy obří výhoda to, když agentura znala daný trh a měla ponětí o mzdových požadavcích pozic, které jsme my interně neměli osahané. Měli jsme tak kriticky zhodnocené, zda jsme v rámci konkurence schopni hirovat a případně i přetahovat kandidáty. 

Když jsme navíc měli opravdu skvělou agenturu, tak se od ní dalo hodně věcí odkoukat - rychlost reakcí, relevance a kvalita oslovení, svižná komunikace, struktura a hloubka profilu kandidáta, napsání zamítnutí s ohledem na kandidátovu osobnost... Díky jedné agentuře jsme si nastavili, jak má správný a kvalitní profil kandidáta vypadat i interně. 

Další výhodou pro mě byla znalost kandidátů a vztahy s nimi - jedna agentura nám uměla do 24 hodin dodat kompletní profily kandidátů, kteří se k nám hodnotě i osobnostně hodili a naše firma pasovala od jejich dalšího kariérního kroku. Daný recruiter měl tak dobrý network, že o nich tyto informace věděl a uměl nabídnout i jim to nejlepší, co pro ně měl. 

Extrémně záleží na kvalitě (i senioritě) recruiterů na straně agentury - doporučuji se podívat se na jejich profily. I agenturu tvoří lidé. S jednou jsem spolupracovala vícekrát a první spolupráce byla úžasná, na druhou spolupráci jsme dostali jiného recruitera a sourcera a bylo to hrozné. Poznámka: Není to ani tak o počtu let zkušeností, jako o přístupu.

Mohla bych jmenovat i spoustu nevýhod a proč do toho nejít, ale věřím, že to každý za sebe dokážeme vyjmenovat. Pro mě byly vždy největšími blokery - další administrativa a komunikace k mojí současné pracovní náplni. A pak kvalita spolupráce, profesionalita a seniorita recruiterů versus konečná cenovka za spolupráci. Dobré je odlišit, kdy jde o nechuť, co brzdí byznys. A rychle se jí zbavit! 

Doplnila bych je, že není ostuda najmout si agenturu/headhuntera. A že to z vás nedělá o neschopné interní HR/recruitment tým! 

Jak vybrat správnou agenturu aneb kritéria výběru

Mezi kritéria si dejte, co potřebujete a uznáte za vhodné. Pro mě to vždy byly vedle ceny a nutné expertízy i férovost, otevřená komunikace a možnost dlouhodobého partnerství. A také to, zda má agentura zkušenost s podobnými rolemi v podobných firmách - je rozdíl nabírat CMO pro mezinárodní korporát versus pro technologický SaaSový startup. A také šlo o pocit, že jsme v tom spolu a mohu se na agenturu/recruitera spolehnout. Tady beru, že je to čistě subjektivní. 

Mezi všeobecná kritéria bych zařadila následující:   

• Specializace agentury

• Znalost oboru a odvětví

• Znalost konkrétního trhu

• Zkušenost s podobnými firmami a pozicemi

• Reputace a reference

• Transparentnost a otevřenost

• Pověst mezi kandidáty

• Možnost služeb na míru 

• Kvalita a seniorita jejich recruiterů 

• Rychlost a flexibilita

• Rozsah služeb a doplňkové služby

• Reporting a sdílení dat

• Sympatie a pocity 

Na co se můžete agentury/headhuntera zeptat?

Doporučuji si definovat pro vás zásadní kritéria pro výběr agentury (viz výše) a zjistit si od agentur všechny podrobnosti. To si pak zapisovat do tabulky s danými parametry a dodavatele si před konečným rozhodnutím porovnat. Díky předem promyšleným otázkám si uděláte co nejlepší představu o schopnostech a službách konkrétního dodavatele.

Možné otázky:

• Jaké jsou vaše zkušenosti v oboru/s rolí, pro který hledám kandidáty? Jak často danou roli obsazujete?
• Máte zkušenost s trhem XY? 
• Máte zkušenosti s náborem na stejné nebo podobné pozice, jaké potřebuji obsadit?
• Kolik kandidátů typicky oslovíte, abyste našli vhodného člověka? 
• Oslovujete z databáze a na LinkedIn nebo chcete mít možnost i veřejného sdílení pozice a inzerce?
• Jaké metody používáte k ověření kvalifikace a zkušeností kandidátů (např. testy, pohovory, reference)?
• Jak dlouho obvykle trvá, než najdete a prezentujete nám vhodného kandidáta?
• Jaký je váš úspěch v umísťování kandidátů na dlouhodobé pozice?
• Co jsou pozice, která vám jdou obsazovat nejlépe? 
• Můžete mi poskytnout příklady úspěšných umístění, která jste realizovali v našem odvětví?
• Jak zacházíte se situací, kdy kandidát neodpovídá očekáváním po nástupu?
• Jak je strukturována vaše cena? Je na základě fixní částky, procenta z platu, nebo jinak?
• Jsou poplatky splatné při podpisu smlouvy, nebo až po umístění kandidáta? 
• Nabízíte nějaké záruky v případě, že kandidát odejde nebo nevyhoví během zkušební doby?
• Jak budete komunikovat o průběhu náboru? Poskytujete pravidelné aktualizace? Co z vaší strany navrhujete?
• Co děláte, abyste nám posílali jen předem prověřené kandidáty?
• Můžete mi poskytnout přístup k některým profilům kandidátů, se kterými pracujete (samozřejmě anonymizované)?
• Telefonujete si s kandidáty nebo se vidíte i na online callech nebo dokonce osobně?
• Můžete mi poskytnout reference od jiných firem, se kterými jste spolupracovali?
• Jakým způsobem se staráte o vztahy s klienty po náboru? Staráte se i nějak o vámi obsazeného kandidáta? 
• Jak rychle můžete začít s oslovováním relevantních kandidátů? Dokážete do XY dní dodat první profily?
• Pracujete s aktivními uchazeči i pasivními kandidáty, kteří momentálně práci nehledají?
• Jaký máte přístup k talentům na mezinárodní úrovni (pokud je to relevantní)?
• Nabízíte také služby jako je školení, onboarding nebo rozvoj interních recruiterů (dle potřeby)?
• Můžete nám pomoci s analýzou trhu práce nebo poradit ohledně mzdového ohodnocení?
• Pracujete exkluzivně s jedním klientem na určité pozici, nebo zastupujete více firem najednou? 
• Jak zajišťujete, že kandidáti, které mi představíte, nejsou současně oslovováni i jinými firmami? Prezentujete jednoho kandidáta dvě konkurenčním firmám?
• Jaké technologie nebo náborové systémy používáte pro správu kandidátů a sledování procesu? 
• Jste ochotni pracovat v našem ATS? 
• Bude nám přidělen jeden konkrétní recruiter nebo na naši roli bude pracovat více lidí? 
• Co od nás potřebujete, aby byla spolupráce úspěšná a vyhodnotili jste ji jako kvalitní?

Co si vyřešit interně před spoluprací

1. Definice pracovních pozic - Mějte jasně sepsané job description, vaše požadavky a očekávání. Špatné zadání, špatný výsledek. Popište agentuře i firemní kulturu, interní pravidla, jakou osobnost do týmu hledáte atd. Jedna věc jsou hard skills, druhá soft skills a třetí kulturní fit. Mít agenturu, která dokáže nacítit firemní kulturu a dokáže podle ní selektovat kandidáty, je neocenitelné plus.
2. Benefity a mzda - Dejte agentuře jasný soupis benefitů, které kandidát obdrží společně s nabídkou. Přidejte i transparentní informace o čerpání home office, plánování dovolené nebo možnosti fungovat měsíc remote. A mějte budget na roli, aspoň od-do. Bez něj se komunikuje s kandidáty opravdu zle - peníze chce většina kandidátů řešit hned.  
3. Proces náboru - Ujasněte si, jaký bude váš interní proces náboru, kolik kol pohovorů chcete uskutečnit a kdo bude zapojen. A zda na nich bude přítomen někdo z agentury. Zvažte, jak a kde bude probíhat komunikace mezi agenturou a vámi. Jak často a kde budou probíhat updaty a feedbacky, jak rychlá má být komunikace a kdo kandidátovi dává offer a zamítá ho. 
4. Interní lidé - Vysvětlete týmu proč zapojujete externí agenturu a nezadáváte pozici interně. Z týmu by se pozice třeba někdo rád ujal a ani o tom nevíte. Navíc zamezíte rozčarování, proč najímáte agenturu za X tisíc, když vaši interní lidé berou "jen" XY.
5. Problémy s obsazením - Proč se vám danou roli nedaří obsadit? Máte málo interních kapacit, chybí vám znalost odvětví nebo nabízíte nedostatečnou mzdu? Všichni kandidáti odmítli nabídku? A proč? Nalijte si čistého vína v tom, co brání obsazení pozice. 
6. Kritéria úspěchu - Je pro vás jediným kritériem úspěchu obsazení role? Nebo obsazení do data XY? Nebo nalezení 40 vhodných profilů? Nástup kandidáta nebo jeho setrvání ve firmě minimálně rok? Definujte si, co považujete za úspěšnou spolupráci a co budete brát jako za úspěch. 

Doplňující komentáře:

Ze své zkušenosti doporučuji vysvětlit týmu proč agenturu potřebujete a kdo s ní má komunikovat. Ono se to nezdá, ale komunikace s agenturou vám zabere dost času, pokud je nevhodně nastavená. Kdo tuhle část práce dostane na starosti, může být naštván, protože mu to bere čas na nábor jeho vlastních pozic a neplní pak KPIčka. Příklad - psali jsme si každou minutu, kterou jste trávili komunikací s agenturou (dodávala, ale jen z 75 % vhodné kandidáty) a zjistili jsme, že týdně to dělá cca 3 hodiny. Agenturu jsme se rozhodli vyřadit z náboru a náš interní recruiter měl ty 3 hodiny času na aktivní oslovování a nábor. 

Za sebe doporučuji přizvat zodpovědného člověka z agentury na dva tři cally s kandidáty. Díky tomu lépe navnímá vaši firmu, potřeby a zkalibrují se v rámci dodávání dalších kandidátů do pipeliny. Pokud plánujete dlouhodobou spolupráci, bude to velká výhoda i pro lehkost dalšího náboru.

Když vidím inzeráty firem a kvalitu job description, tak bych firmám doporučila, aby více času strávily nad tím, že si definují, koho hledají, proč a kdo jim v týmu chybí atd. A velmi pečlivě si to sepsali, protože když to neví ony, jak to má vědět agentura? Špatné zadání, špatný výsledek (opět opakuji). Více jsem o tom psala v tomto článku. Příklad - v jedné firmě máme popis role, hodnoty, osobnost, ukázky profilů ideálních kandidátů atd sepsané tak, že jsou sice na asi 5 A4, ale agentuře to velmi ušetřilo čas a byli jsme od první chvíle maximálně sladěni. A dostali jsme z agentury pochvalu. 

Vyřešte si i to, zda na pozici bude pracovat pouze agentura anebo paralelně i vy. Tohle může vyčarovat velké rozčarování a třecí plochy. Ze zkušenosti doporučuji nechat nábor jen na agentuře a hlídat si dodávání. S tím souvisí i to, zda (ne)budete jako firma inzerovat danou roli a kdo případně zpracuje všechny kandidáty. Vyjasněte si ale i to, co se stane v případě, že kandidát nastoupí přes vaše zdroje (například přes doporučení). Ohledně toto by mělo být uvedeno ve smlouvě.

Nejčastější interní problémy, které vám agentura nevyřeší:

• Nízké finanční ohodnocení a nedostačující benefity v kontextu dané role/trhu
• Chybějící flexibilita alá home office a čerpání volna 
• Vysoká fluktuace a špatná pověst firmy 
• Špatná pověst manažera 
• Nerozhodnost manažera a špatná definice pozice
• Dlouhý náborový proces a příliš dlouhé výběrové řízení
• Nelogické a přehnané očekávání ze strany firmy/manažera
• Demotivovaný interní tým náborářů

Opravdu se zamyslete, co/kdo brání obsazení role. Důvody si rozdělte na ty, které agentura umí vyřešit a neumí a ty, které vyřešit můžete a nemůžete. Podle toho vám vzniknout i požadavky na agenturu a akční kroky, co sami musíte nejprve udělat, aby nábor dopadl pozitivně. 

Na co si dát pozor

1. Kvalita nad kvantitou aneb když sice dostáváte hodně kandidátů, ale jejich relevance je tristní anebo s nimi nikdo z agentury neměl pre-screening call. Rychle si vyříkejte, kdo dělá co a jaký je opravdu požadovaný profil kandidáta. Chyba může být na obou stranách.
2. Skryté poplatky a nejasné podmínky aneb pročtěte si pořádně smlouvy. A mějte je podepsané. Věřím i hiringu na dobré slovo, ale když se něco pokazí, tak smlouva vám nepříjemné situace bez emocí vyřeší a není z toho mrzení. Některé agentury smlouvy nemají, tak mějte připravenou svoji. Před podepsání si ověřte, že jste pochopili všechny podmínky. 
3. Komunikace aneb jak je rychlá, příjemná, jakými jde kanály a s kolika je lidmi. Od začátku si nastavte pravidla - kdy je update a jakým způsobem a kde, s kým se komunikuje a řeší kandidáti, kdo dává zpětnou vazbu atd, protože co si neřeknete hned na začátku, to se blbě opravuje za běhu. A to platí i pro vás - největší frustrací pro agenturu/recruitera je, když ho druhá strana poptá s ASAP pozicí, ale neumí pak rychle reagovat na kandidáty nebo doplňující dotazy. Osobně doporučuji vše písemně, šetří to mozek. 
4. Závislost na agentuře aneb pokud jde o pravidelný nábor jen a pouze skrze agentury, zamyslete se, zda nedává smysl mít někoho na nábor interně, kdo doplní know-how a dané pozice obsadí. Nemusí to být hned někdo na full-time. Máte celý tým na bodyshop? Tak buďte obezřetní, protože se taky může stát, že když se nedohodnete na podmínkách, tak tým za měsíc dva nemáte. 
5. Špatná selekce a nepochopení job description aneb dejte si záležet na tom, aby bylo jasné, co jsou pro vás KO kritéria (například - nejde remote režim nebo nutnost angličtiny na C2) a jaká je vaše firma (hodnoty a kultura). Dám příklad z vlastní zkušenosti - jedna agentura i přes 3 slaďovací meetingy a nasdílené podklady nedokázala pochopit, že nechceme někoho s korporátní praxí do malého startupu, že hledáme jiný profil a to jak zkušenostně, tak osobností kandidáta. Nepotkali jsme se v našich potřebách a v tom, koho uměli doručit. Čím lépe dokážete specifikovat, co opravdu hledáte a jací jste a proč, tím lepší. A někdy je to opravdu o výběru pro vás vhodnější agentury. 
6. Nezájem agentury aneb když vy se snažíte, pošlete všechny detailní podklady včas, dáte agentuře i kontakty na přihlášené kandidáty a je ticho. Anebo to trvá. Dám příklad - na schůzky mi agentura vždy chodila o 5-10 minut později, jejich recruiterka si nepřečetla podklady a nebrala v potaz naši zpětnou vazbu na kandidáty - rozloučili jsme se. Laxnost agentury řešte - nábor se sám neudělá. 
7. Nedodržování dohod a termínů anebo co jsme si slíbili a domluvili, to pojďme dodržovat. Máte domluvu, že update je každý pátek nejpozději do 16:00 a to písemně ve sdíleném dokumentu, ale není tam? Řešte to. Máte si dávat zpětné vazby písemně, ale agentura vám volá? Řešte to. Měla agentura poslat všem kandidátům PDF s popisem role a firemními hodnotami, ale na callu vám přišel už pátý kandidát, co PDF neobdržel? Řešte to. 
8. Negativní zpětná vazba od kandidátů aneb jsou agentury, které vám dodají, ale za cenu pošramocení vaší pověsti anebo naštváním kandidátů. Projděte si zkušenosti kandidátů s danou agenturou/headhuterem - použijte Google a navštivte i různá diskuzní fóra. Ptejte se na pohovorech na kvalitu oslovení a všímejte si, jak jde kandidát na pohovor od agentury připravený. 

S několika agenturami jsem se rozloučila, protože dělaly kobercové nálety na kandidáty - posílali všem příšerně znějící oslovení, nevysvětlili kandidátovi pozici a lákali je jen na peníze. Do prvního kola nám tak dostávali kandidáti, kteří o firmě nevěděli nic a zajímali jen peníze a benefity. A ti, pro které by byla naše firma a pozice opakem dreamjobu, protože měli zcela jiná očekávání a požadavky od nové práce. S další jsem se rozloučila, protože agenturní recruiter nebyl schopen reportovat pravidelně do sdílené tabulky a posílal mi vše e-mailem, i když domluva byla zcela jiná. Tyhle malé věci alá místo e-mailu píšu SMS vám v konečném důsledku berou neskutečné množství energie. S třetí agenturou proběhlo loučení, protože nám začala oslovovat interní lidi na pozice u jiných klientů. To se prostě nedělá.

Na druhou stranu si zameťte i před vlastním prahem. Reagujete agentuře rychle? Dali jste si instrukce a máte sepsaná pravidla? Komunikuje s ní od vás jeden člověk nebo více lidí a navíc různými kanály? Dáváte agentuře zpětnou vazbu na kandidáty a sdělujete konkrétní důvody proč ano a proč ne? Vnímáte agenturu jako pomoc a partnera nebo jako nutné zlo? ... Naberete společnými silami, musíte být ve shodě a pomáhat si. 

Doporučení a tipy

• Reporting a pravidelné updaty - už jsem to zmínila několikrát, a tak ještě jednou. Mějte jasně daný den a čas a místo určené pro reporting ze strany agentury. A také jak takový report má vypadat - ideálně, aby z něj šlo mít nějaká data. Ušetříte si spoustu času otázkami "jak to vypadá, kolik je kandidátů, jak na tom jsme".
• KO kritéria - jasně definujte, co opravdu kandidát musí splňovat a když ne, tak dál v náborovém procesu bohužel nepokračujete. Pokud to nedokážete, máte špatně sestavený job description. Myslete na kritéria, kdy si řeknete, že spolupráce s agenturou/recruiterem nenese kýžené výsledky. 
• Kdo dělá co - jasně se domluvte, kdo zamítá kandidáty a kdo jim posílá nabídku. To jsou zásadní milníky pro každého kandidáta v procesu, a tak je nepodceňte. Doporučuji kandidáty, s nimiž nemluvil nikdo z firmy, aby je zamítala agentura. Pokud budete zamítat vy na straně firmy, držte agenturu v kopii, aby měla přehled. 
• ATS formuláře - využívejte nástroje, které máte! Proč si posílat kandidáty e-mailem nebo si je dávat do složky na disku, když máte ATS? Ve většině z nich lze vytvořit formulář přímo pro agentury - do něj pak posílají kandidáty včetně příloh. Komunikace z ATS je pak možná v kopii s danou agenturou. Udělejte to pro obě strany co nejjednodušší a pro kandidáta co nejméně matoucí. 
• Sdílený disk - nemáte ATS, ale nechcete si posílat kandidáty e-mailem? Vytvořte si prostor na sdíleném disku a vedle složky s profily si vytvořte i tabulku, kde budete na první dobrou vidět stav kandidáta, vaše poznámky, poznámky agentury, datum přihlášení se nebo oslovení atd. Díky tomu budete schopni nějakého reportu a vyhodnocení. Sdílený disk vřele doporučuji i pro sdílení a diskuzi nad job description a dalšími materiály - vidíte vždy aktuální zadání a máte k dispozici psaní i historii komentářů.
• Prezentování kandidátů - mějte šablonu, jak mají vypadat všichni prezentovaní kandidáti a jakým způsobem na první dobrou uvidíte plusy a rezervy daného kandidáta. Osvědčilo se mi hodnotit předem vybraná kritéria (dovednosti, vlastnosti, hodnoty, ...) na škálách a dávat k nim stručný popis. Za sebe doporučuji mít i sekci shrnutí a slovní hodnocení kandidáta. A vedle exaktně zjištěných věcí přidat i pocity, protože i o ty jde. 
• Podklady pro agenturu - připravte si je a věnujte jim opravdu dost času. Sebezkušenější agentura nebo recruiter nechrání chabý popis pracovní pozice. Nečtou vám myšlenky a neznají tak detailně vaši firmu jako vy, vaším úkolem je jim v tomto pomoci, aby oni mohli najít co nejrychleji toho nejvhodnějšího kandidáta (protože to je to, proč jste je poptali).
• Schválení kandidátů před oslovením - za sebe doporučuji tam, kde hledáte již poněkolikáté nebo jste již sami aktivně oslovovali. Anebo se jedná o vyšší a seniorní roli. Nestane se vám tak, že agentura osloví někoho, komu jste dali 2 dny dozadu košem. Anebo osloví toho, koho rozhodně oslovit nechcete/nemůžete. 
• Prezentace pro kandidáty - vyplatilo se nám vytvořit PDF i pro kandidáty, které mohla agentura prezentovat kandidátům společně s oslovením. Zpravidla šlo o upravený firemní handbook, graficky zpracované job description a firemní hodnoty anebo krátké video od hiring manažera. Agentura i kandidáti to vždy ocenili. 
• Dohoda, co od koho očekávat - interně máme sepsané 2 stránky pro agenturu, kde máme jasně definované, co od ní očekáváme a co ona může očekávat od nás. Například - 2 dny na reakci na kandidáta, zpětnou vazbu dáváme po osobním kole my a agentura je v kopii, kandidáty nám posílají do ATS přes formulář, neoslovují dříve, než kandidáta schválíme k oslovení, ... Vždy do PDF vkládáme odkazy na společný sdílený disk, ATS formulář, kontaktní údaje na nás a další nezbytnosti. 
• Doporučení a reference - jak najít nejlepší agenturu? Z mé zkušenosti na doporučení anebo podle konkrétního recruitera. Nebojte se zeptat na doporučení v podobných firmách. Možná objevíte nějaký poklad - někoho, kdo nemá zatím web, malou a méně známou agenturu nebo šikovného seniorního headhuntera.
• Více agentur - opravdu neplatí, že čím více, tím lépe! Mít několik agentur na tu samou roli bývá  kontraproduktivní. Pokud roli zadáváte více dodavatelům, řekněte jim o tom. 

Spolupráce s agenturou může výrazně urychlit proces náboru a dodat vám kandidáty, které jste sami najít a zaujmout nedokázali. Klíčem je pečlivý výběr agentury, jasně stanovená očekávání a efektivní komunikace z obou stran. Myslete i na to, že agenturu tvoří lidé - tj, primárně si vyberte člověka, který vám sedne a dodává požadované služby. Na toho si uložte číslo! :) Pamatujte i na to, že "velká známá agentura nerovná se úspěch".

PS: Ráda doporučím několik IT agentur/recruiterů. Stačí mi napsat.